Uw Nieuwsbrief Publiceren - Speciale overwegingen

E-mail is eenvoudig de goedkoopste manier om te communiceren met klanten, en als je het juist doet, zullen ze uitkijken naar je berichten. Het belangrijkste is dat je iets stuurt naar je klanten dat belangrijk is voor hen, en dat je dit niet vaker doet dan dat ze dit wensen.

Laat Mijn Mensen Gaan
Enkel voor het geval dat je de interesse in je nieuwsbrief fout ingeschat zou hebben, moet je een manier voorzien om uit te schrijven op je berichten. Mensen staan heel sceptisch tegenover uitschrijfinformatie in berichten, zorg er dus voor dat de instructies die je geeft, werken en op een zichtbare manier. Als je instructies bijvoorbeeld zeggen dat de persoon een bericht moet sturen naar unsubscribe@overtheweb.com, zorg er dan voor dat dit adres werkt, en stel op voorhand in dat het automatisch een bevestigingsbericht verstuurt om de persoon te informeren dat hij succesvol uitgeschreven is. Als je een Webformulier biedt waarop lezers zich kunnen uitschrijven, zorg er dan voor dat ze niet meer dan een of twee keer moeten klikken om uit je lijst verwijderd te worden. Je klanten willen niet de kleine letters moeten lezen om uit je lijst verwijderd te worden. We stellen voor dat je een link opneemt in elk bericht met het e-mailadres van de ontvanger zodat hij met een enkele klik uit je lijst verwijderd kan worden.

Weet Wat Je Wil

Hoe Verzenden
Er zijn drie manieren waarop je een e-mail kan sturen naar een groep van mensen zodat elke ontvanger de adressen van de andere ontvangers niet kan zien - absoluut essentieel voor een respectabele nieuwsbrief:

1.- Een uniek bericht sturen naar elke ontvanger met je gewone SMTP (simple mail transfer protocol)-server. Als je meer dan ongeveer 200 berichten moet versturen, zal deze methode vrij traag zijn als je geen automatische tool zoals MaxBulk Mailer gebruikt. Sommige mailservers zijn geconfigureerd om ongeoorloofd gebruik te vermijden of vragen je om je mail te controleren alvorens deze te verzenden. Als je server zo geconfigureerd is, controleer dan de mail in de uitgaande account voor je probeert de nieuwsbrief te versturen.
2.- SMTP serversoftware gebruiken om een uniek bericht naar elke ontvanger te versturen. Het gebruik van SMTP serversoftware omzeilt je gewone e-mailserver, dus is het veel sneller. Om SMTP-serversoftware te gebruiken, moet je toegang hebben tot poort 25, hetgeen de meeste grote ISP's niet toelaten. Als je een rechtstreekse verbinding hebt met het Internet, zorg er dan voor dat poort 25 van je firewall open staat. Als je om welke reden dan ook poort 25 niet kan openzetten, zorg er dan voor dat de tool die je selecteert je toelaat te verzenden via je ISP's SMTP-server.
3.- Tegelijkertijd een bericht verzenden naar al je ontvangers (of in groepen van 50) door gebruik te maken van blind carbon copying (BCC). Ik raad het verzenden van mails op deze manier ten zeerste af. Drukbezette mensen die veel mails ontvangen, hebben vaak filters in hun inbox. Het is vrij eenvouding om alle BCC-mails naar een spam-map te sturen of zelfs rechtstreeks naar de prullenmand. Negenennegentig procent van alle BCC-mails is spam, de rest zijn persberichten van bedrijven die niet beseffen dat BCC amateurisch overkomt.

Ingebouwd HTML Design Tool?
Sommige tools bieden designfunctionaliteit van de nieuwsbrief. Het alternatief is een HTML design tool te gebruiken zoals Golive, Dreamweaver of Freeway. Als je hetzelfde ontwerp gaat gebruiken als voor je website, of als je platte tekst wilt versturen, dan heb je waarschijnlijk geen ingebouwde tool nodig.

Als je HTML e-mail gaat versturen, zorg er dan voor dat je weet hoe je met de tool die je gebruikt MIME-type naar HTML/tekst kunt instellen, anders zal iedereen een kopie van HTML ontvangen, in plaats van HTML die getoond wordt als je nieuwsbrief. Dit is het punt waar testen belangrijk is.

Multipart/Alternatief
Het inhoudstype multipart/alternatief laat u toe een bericht te sturen naar iedereen op een zodanige manier dat rich-mail e-mail clients de goede versie zullen krijgen, maar dat text-only e-mail clients nog steeds de tekst zullen kunnen lezen. Geen van de softwarepakketten laat je toe een multipart/alternatieve mail te verzenden op een zodanige manier dat geen twee verschillende versies meer verzonden moeten worden.

Geblokkeerde Verzenders Verwijderen
Afhankelijk van hoe je je lijst van abonneeadressen bewaart, is het mogelijk dat je een afzonderlijke lijst moet bijhouden van mensen die zich uitgeschreven hebben. Het alternatief is de mensen te verwijderen uit je abonneelijst als ze zich uitschrijven. Sommige tools laten je toe bepaalde adressen als geblokkeerd of niet-mailen aan te duiden. eMail Extractor laat je zelfs toe je uitschrijf- en onleverbare accounts te controleren en adressen daarvan te verzamelen. Als je je mailing volledig wil beheren met een enkel softwarepakket, dan kan deze functie je helpen te vermijden dat je telkens opnieuw een bericht stuurt naar een persoon die zich uitgeschreven heeft uit je lijst.

Antwoorden Aan- vs. Van-Adressen
We specificeren graag een verschillend ANTWOORDEN AAN- en VAN-adres. Het VAN-adres wordt automatisch gebruikt om u op de hoogte te brengen wanneer het verzenden van het bericht mislukt is. Als je naar meer dan 100 adressen een mail stuurt, en je hebt de adressen niet gecontroleerd zoals gezegd in deel drie, dan is het een goed idee om een afzonderlijke account in te stellen om het VAN-adres te gebruiken, zoals newsletters@overtheweb.com. Onbestelbare berichten gaan naar het VAN-adres, menselijke antwoorden gaan naar het ANTWOORDEN AAN-adres. Je controleert de onbestelbare account best voor je de volgende mailing verstuurt zodat je je lijst kunt opkuisen.

Unieke Codes of Adressen Opnemen in Berichten
Je kunt uniek identificeerbare codes opnemen in de berichten zodat je uitschrijflinks kunt aanmaken of kunt nagaan wie de berichten geopend heeft. Dit is een belangrijke functie, die je zult appreciëren...

Voor Je Verzendt ...
Er is een oud spreekwoord dat zegt dat het gemakkelijker is om vergiffenis te vragen dan om toelating te vragen. Hoewel wij meestal akkoord gaan met deze filosofie, vragen wij je, in dit ene geval, contact op te nemen met je ISP of diegene die je e-mailserver en/of domein beheert voor je je eerste mailing verstuurt en uitlegt wat je doet. Als iemand die je bericht ontvangt echt lastig wil doen, kan hij je domeinhosting laten annuleren. Sommige ISP's hebben grove filtering van wat ze als spam aanzien. Als je ze op tijd contacteert en praat met een persoon met gezag over wat je doet, hoe je aan je lijst komt, wat je opzegprocedures zijn, enz. voordat je mailt, dan zullen klachten van ontvangers meer in perspectief geplaatst kunnen worden. Sommige ontvangers kunnen zeer boos zijn omdat ze een ongevraagd bericht ontvangen hebben en kunnen echt problemen veroorzaken. Sommigen kunnen schrijven naar abuse@yourdomain.com, waar ze klacht kunnen neerleggen over je bericht. Sommigen kunnen zien wie je domein host, hetgeen kan gebeuren via WHOIS op Network Solutions' site, en kunnen rechtstreeks contact opnemen met hen om klacht neer te leggen.

De kans is groot dat niemand boos zal worden om je mail - ze kunnen moeilijk klagen over elk spambericht dat ze krijgen. Maar de gevolgen van het annuleren van je domein hosting zijn uiterst onverbiddelijk. Als je een rechtstreeks verbinding hebt met het Web, moet je je hierover geen zorgen maken. Als je echter afhangt van een ander bedrijf dat je site of e-mail host, maak dan van hen dan zeker een partner voor ze horen hoe onethisch je bent van iemand die niet op je lijst wil staan.

Test Voor Je Verstuurt
Begin met het importeren (of maken) van het bericht, verstuur het dan naar jezelf op twee verschillende accounts: bijvoorbeeld, een Yahoo- of Hotmail-account en een account die je kunt controleren via Outlook Express of een andere standaard e-mail client. Zorg ervoor dat ze er beide goed uitzien en dat alle links en tekeningen werken. Als je zeker bent dat het perfect is, kan je de mailing versturen. Hoewel je zeker niet de eerste zal zijn die een nieuwsbrief verstuurt om die daarna opnieuw te versturen omdat sommige links niet werken, maak je hier beter geen gewoonte van.

Resultaten Monitoren
Je kunt controleren hoeveel mensen je nieuwsbrief geopend hebben en zelfs wie je nieuwsbrief geopend heeft.