Werkzeuge - iCash v6 Benutzerhandbuch

Daten prüfen
iCash speichert die Daten und erstellt die Berichte sicher und genau. Trotzdem beinhaltet iCash ein Modul zur Kontrolle der Richtigkeit der Daten, das alle Kontensalden bis zum aktuellen Datum anhand jeder einzelnen Transaktion nachrechnet, um sie mit den aktuellen Daten zu vergleichen. Dieses System erlaubt Ihnen auch, alle nicht korrekten Berechnungen zu korrigieren. Um die Daten zu prüfen, öffnen Sie Ihr Dokument und starten Sie das Kontrollmodul mit dem Menüpunkt Ablage -> Werkzeuge -> Prüfen Daten.

Systemnahe Diagnose
Dieser Aufruf prüft einfach die Datenintegrität Ihres iCash-Dokuments. Um eine Diagnose eines Dokuments durchzuführen, wählen Sie es zuerst im Dateimanager (Benutzte Dokumente) und starten den Vorgang mit dem Menüpunkt Ablage ı Werkzeuge ı Diagnose.

Zusätzlich wird eine Textdatei mit einem detaillierten Bericht erstellt, wenn Sie beim Aufruf des Menüpunkts die Wahltaste (auch Alt-Taste) auf dem Macintosh oder die Strg-Taste (auch Ctrl-Taste) bei Windows drücken. Die Ausgabedatei mit dem Bericht erhält den Namen "Diagnosis of Dokumentenname" und wird auf dem Schreibtisch (Desktop) abgelegt. Nachdem die Ausgabedatei erfolgreich erstellt wurde, wird sie automatisch mit dem Standard-Texteditor geöffnet. Wenn in der ersten Zeile "All right" steht, ist Ihr Dokument fehlerfrei.

Index neu erstellen
Dieser Aufruf baut den Dokumentenindex neu auf. Die iCash-Dokumente sind Datenbank-Dateien, die aus indizierten Tabellen und Feldern bestehen. Ein Datenbankindex ähnelt einem Index in einer Bedienungsanleitung oder einem Buch. Wenn Sie in einem Buch nach etwas suchen, brauchen Sie nicht jedes Mal das gesamte Buch von Anfang bis Ende zu lesen, um eine bestimmte Information zu finden. Stattdessen schauen Sie nur im Index nach und schlagen direkt die Seite auf, auf der die Information steht, die Sie suchen.

Ein Datenbankindex ist ein spezielles Stück Information, das ganz ähnlich funktioniert. Wenn Sie eine Suche nach einem Konto oder einer Transaktion nach Name, Datum, Transaktionstyp usw. durchführen, durchsucht iCash die Indexdatei nach dem Namen oder Datum und zeigt anschließend die Ergebnisse. iCash findet die Ergebnisse in Bruchteilen einer Sekunde weil der Datenbankindex Zeiger enthält, die auf auf die Datensätze in der Datenbank zeigen. Darum ist es so viel schneller, einen Index statt die gesamte Datenbank Satz für Satz zu durchsuchen.

Um den Index eines Dokuments neu zu erstellen, wählen Sie es zuerst im Dateimanager (Benutzte Dokumente) aus und starten den Ablauf dann mit dem Menüpunkt Ablage | Werkzeuge | Index neu erstellen.

Zerstörtes Dokument wieder herstellen
Im Notfall können Sie ein zerstörtes oder fehlerhaftes Dokument wieder herstellen, indem Sie das in iCash enthaltene Werkzeug zur Datenbankwiederherstellung benutzen. Das Programm versucht als erstes, eine vollständig neue Datei mit der gleichen Struktur wie das Original aufzubauen. Wenn das gelingt, werden anschließend Ihre gesamten Daten dort hinein wieder hergestellt. Verwenden Sie dieses Werkzeug, sobald Sie Probleme mit Ihrer Datei bemerken. Um ein Dokument wieder herzustellen, wählen Sie es zuerst im Dateimanager (Benutzte Dokumente) aus und starten den Ablauf dann mit dem Menüpunkt Ablage ı Werkzeuge ı Datenbank wieder herstellen.

Informationen anzeigen
iCash verrät Ihnen mehr über Ihre Dateien als der Finder. öffnen Sie ein iCash-Dokument und wählen Sie den Menüpunkt Ablage -> Information einblenden.

Sicherungen
Vergessen Sie nicht regelmäßig Sicherungskopien von Ihren Dokumenten zu erstellen. Sicherungskopien können direkt aus dem Programm mithilfe des Menüpunkts Ablage ı Werkzeuge ı Sicherungskopie erzeugt weden oder indem Sie die Datei mithilfe des Macintosh-Finders oder des Windows-Explorers duplizieren. Sie können Ihre Daten auch in eine XML-Datei exportieren und in eine neue Datei zurück importieren, um das Originaldokument wieder herzustellen.

Als Ergänzung führt iCash auch automatische Sicherungen in den Ordner "~/Dokumente/Maxprog/iCash/Backups" für Sie durch, und zwar jedes Mal, wenn Sie ein Dokument schließen oder eins öffnen, das eine Aktualisierung erfordert. Jede Sicherung eines Dokuments erfolgt in einen Ordner mit dessen Namen. Nur die 15 letzten Sicherungsdateien werden behalten. Sie werden mit dem Sicherungsdatum gekennzeichnet, z.B. '2005-10-13 19-43-09', das bedeutet '13. Oktober 2005 19:43:09'. Zusätzlich führt iCash auch noch redundante XML-Sicherungen in den Ordner '~/Dokumente/Maxprog/iCash/XML Dumps' durch.

Beachten Sie, dass dieses automatische Sicherungssystem nutzlos ist, wenn Sie Ihre gesamte Festplatte verlieren. Es ist empfehlenswert, regelmäßig Sicherungen auf ein externes Laufwerk durchzuführen.