Einen Newsletter herausgeben - Spezielle Erwägungen

E-Mail ist einfach die preiswerteste Art, mit Kunden zu kommunizieren und wenn Sie es richtig machen, freuen diese sich darauf, Nachrichten von Ihnen zu erhalten. Die Hauptsache ist, dass Sie sicher sind, Ihren Kunden etwas Interessantes zu senden, und das sollten Sie auch nicht häufiger als sie es empfangen möchten tun.

Lassen Sie Leute auch gehen
Mal angenommen, Sie lagen hinsichtlich des Interesses der Leute an Ihrem Newsletter falsch, dann müssen Sie Ihnen eine Möglichkeit einbauen, sich von Ihrem Newsletter abzumelden. Die Leute sind sehr misstrauisch, was Abmelde-Informationen in Newslettern betrifft, also stellen Sie sicher, dass Ihre Anweisungen funktionieren, wie immer sie auch aussehen mögen und dass sie erkennbar funktionieren. Wenn Ihre Anweisungen z.B. auffordern, eine Nachricht an [email protected] zu schicken, sorgen Sie dafür, dass die Adresse auch existiert, und konfigurieren Sie es im voraus so, dass eine automatische Bestätigungsanzeige gesendet wird, die erklärt, dass der Abmeldevorgang erfolgreich durchgeführt wurde. Wenn Sie für die Leser, die sich abmelden wollen, ein Webformular zur Verfügung stellen, lassen Sie sie nicht mehr als einmal oder zweimal klicken, um sich von Ihrer Liste abzumelden. Ihre Kunden möchten nicht das Kleingedruckte lesen müssen, um sich von Ihrer Liste abzumelden. Wir schlagen vor, dass Sie in jede Nachricht einen Link einbauen, der die E-Mail-Adresse des Empfängers enthält, so dass dieser sich durch einen Klick aus der Liste austragen kann.

Wissen was man will

Wie man richtig sendet
Es gibt drei Möglichkeiten wie Sie E-Mails an eine Gruppe von Leuten senden können, ohne dass jeder Empfänger die Adressen der anderen Empfänger sieht - unverzichtbar für einen hochwertigen Newsletter:

1. - Sie schicken an jeden Empfänger eine eigene E-Mail-Nachricht unter Verwendung Ihres normalen SMTP-Servers (SMTP = Simple Mail Transfer Protocol). Wenn Sie so um die 200 zu sendenden Nachrichten haben, wird das ziemlich langsam sein, wenn Sie nicht ein automatisiertes Werkzeug wie MaxBulk Mailer benutzen. Einige Mail-Server sind so konfiguriert, dass sie nicht autorisierten Gebrauch zu verhindern versuchen und verlangen von Ihnen, die Eingangs-Mails abzurufen, bevor Sie Mails senden. Wenn Ihr Server so konfiguriert ist, stellen Sie sicher, dass Sie die Eingangs-Mails abrufen, bevor Sie versuchen, Ihren Newsletter zu senden.
2. - Sie benutzen SMTP-Server-Software, um eine eigene E-Mail-Nachricht an jeden Empfänger zu senden. Durch die Verwendung von SMTP-Server-Software umgehen Sie Ihren regulären E-Mail-Server, es funktioniert also viel schneller. Um SMTP-Server-Software zu benutzen, müssen Sie Zugriff auf Port 25 haben, was die meisten großen ISPs nicht erlauben. Wenn Sie eine direkte Verbindung ins Internet haben, stellen Sie sicher, dass Port 25 in Ihrer Firewall geöffnet ist. Wenn Sie aus irgend einem Grund an Port 25 nicht herankommen können, dann vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen ausgewählte Tool das Senden über den SMTP-Server Ihres ISPs erlaubt.
3. - Sie schicken Ihre Nachricht an alle Empfänger auf einmal (oder in 50er-Gruppen) und verwenden Sie dabei Blindkopien (BCC). Ich rate Ihnen dringend davon ab, E-Mails auf diese Art zu versenden. Viel beschäftigte Leute, die eine Menge E-Mails empfangen, haben häufig aktive Filter auf ihrem Eingangsordner. Es ist ziemlich leicht, alle BCC-Mails in einen Spam-Ordner oder sogar direkt in den Papierkorb zu befördern. Neunundneunzig Prozent aller BCC-Mails sind Spam und der Rest sind Presseverlautbarungen von Firmen, die noch nicht gemerkt haben, dass BCC nur von Anfängern verwendet wird.

HTML-Design-Werkzeug eingebaut?
Einige Tools bieten Newsletter-Design-Funktionalität. Die Alternative wäre, ein HTML-Designwerkzeug wie Golive, Dreamweaver oder Freeway zu benutzen. Wenn Sie beabsichtigen, das gleiche Design wie auf Ihrer Website zu verwenden oder reinen Text zu senden, dann benötigen Sie so ein eingebautes Tool wahrscheinlich nicht.

Wenn Sie HTML-E-Mails senden wollen, sorgen Sie dafür, dass Sie wissen, wie man den Wert für "MIME Type" in dem von Ihnen verwendete Tool auf HTML/text einstellt, sonst empfängt jeder eine Kopie des HTML-Codes anstelle von die richtige Darstellung Ihres Newsletters bewirkendem HTML. Hier kommt das Thema "Testen" ins Spiel.

Multipart/Alternative
Der Content-Type "multipart/alternative" erlaubt es Ihnen, eine Nachricht an alle so zu schicken, dass Rich-Mail-fähige E-Mail-Programme die richtige Version erhalten, E-Mail-Programme jedoch, die nur reinen Text beherrschen, immer noch in der Lage sind, den Text zu verarbeiten. Kein Software ermöglicht es Ihnen, E-Mails im Multipart/Alternative-Format so zu senden, dass die Notwendigkeit entfällt, zwei unterschiedliche Versionen zu senden.

Gesperrte Adressen entfernen
Abhängig davon, wie Sie Ihre Liste mit den angemeldeten Adressen pflegen, müssen Sie vielleicht eine weitere Liste der Leute führen, die sich abgemeldet haben. Die Alternative wäre, Leute von der Anmeldeliste zu entfernen, wenn sie sich abmelden. Einige Tools erlauben Ihnen, einen Teil der Adressen als "gesperrt" oder "nicht anschreiben" zu markieren. eMail Extractor erlaubt Ihnen sogar Ihre Abmeldungen und nicht zustellbaren Mails zu überprüfen und die Adressen heraus zu ziehen. Wenn Sie sich entschließen, Ihren Mailings vollständig mit nur einem Softwarepaket zu verwalten, dann kann Ihnen diese Fähigkeit helfen, nie mehr eine Nachricht an jemanden zu schicken, der sich von Ihrer Liste abgemeldet hat.

"Antwort an" versus "Von"
Möglicherweise sind wir in der Lage, unter "Antwort an" eine andere Adresse anzugeben als im Feld "Von". Die Von-Adresse wird automatisch verwendet, um fehlerhafte Mails zurückzuschicken. Wenn Sie mehr als 100 Adressen senden wollen und die Adressen nicht überprüft haben wie in Teil drei erläutert, dann werden Sie vermutlich ein extra E-Mail-Konto wie [email protected] für die Verwendung als Von-Adresse einrichten wollen. Abgewiesene Mails gehen an die "Von-Adresse", menschliche Antworten zur "Antwort-an-Adresse". Sie können dann das E-Mail-Konto für abgewiesene Mails vor dem nächsten Mailing überprüfen, so dass Sie Ihre Adressliste aufräumen können.

Eindeutige Codes oder Adressen in Nachrichten einbetten
Sie können eindeutige, identifizierbare Codes in die Nachrichten einbetten, so dass Sie Abmelde-Links erstellen oder verfolgen können, wer Ihre Nachrichten geöffnet hat. Das ist eine wichtige Eigenschaft, die Sie schätzen lernen werden ...

Vor dem Senden ...
Es gibt ein altes Sprichwort, dass besagt, dass es einfacher ist um Verzeihung als um Erlaubnis zu bitten. Während wir im allgemeinen dieser Philosophie zustimmen, raten wir Ihnen dringend mit Ihrem ISP, oder wer auch immer Ihren E-Mail-Server und/oder Ihre Domain verwaltet, in Verbindung zu treten und ihm zu erläutern was Sie tun, bevor Sie Ihr erstes Mailing durchführen. Wenn jemand, der Ihre Nachricht empfängt, es wirklich auf Sie abgesehen hat, kann er viel Aufhebens machen und möglicherweise für die Kündigung Ihres Domain-Hosting-Services sorgen. Einige ISPs gehen sehr hart mit allem um, was sie als Spam erachten. Wenn Sie mit denen rechtzeitig, bevor Sie Ihre Mails verschicken, in Verbindung treten und mit jemandem in einer verantwortlichen Position darüber sprechen, was Sie machen, wie Sie zu Ihrer Adressliste gekommen sind, wie Ihre Abmelde-Verfahren aussehen, etc., dann werden mögliche Beschwerden von Empfängern in einem ausgewogenerem Licht erscheinen. Einige Empfänger könnten verärgert genug über den Empfang einer nicht angeforderten Nachricht von Ihnen sein, um wirklich ärger herauf zu beschwören. Einige könnten an [email protected] schreiben, um sich zu beschweren. Einige könnten nachsehen, wer Ihre Domain hostet, was über WHOIS auf der Seite von Network Solution möglich ist, und direkt Kontakt aufnehmen, um sich zu beschweren.

Wahrscheinlicher ist, dass niemand sich über Ihr Mailing aufregt - sicher möchte kaum jemand wegen jedem bisschen Spam, das er erhält, seine Zeit mit Abscheulichkeiten dieser Art vergeuden. Aber die Konsequenzen sind extrem ernst, wenn Ihr Domain-Hosting beendet wird. Wenn Sie eine direkte Verbindung ins Web haben, müssen Sie sich darum nicht sorgen. Wenn Sie jedoch auf eine andere Firma angewiesen sind, die Ihren Webauftritt oder Ihre E-Mails hostet, dann machen Sie sie unter allen Umständen zu Ihrem Verbündeten bevor sie von jemandem, der nicht auf Ihrer Liste stehen will, hören, wie unethisch Sie sind.

Testen vor dem Senden
Beginnen Sie mit dem Importieren (oder Erstellen) der E-Mail-Nachricht und schicken Sie sie dann an sich selbst, und zwar an zwei unterschiedliche E-Mail-Konten: z.B. ein Yahoo- oder Hotmail-Konto und eins, das Sie mit Outlook Express oder einem anderen E-Mail-Programm abrufen. Stellen Sie sicher, dass beide korrekt aussehen und dass alle Links und Grafiken funktionieren. Wenn Sie sicher sind, dass alles perfekt ist, legen Sie los. Zwar wären Sie nicht die erste Person, die einen Newsletter nur versendet, um ihn nochmal senden zu müssen, weil die Links nicht funktionierten. Eine Gewohnheit möchten Sie daraus aber sicher nicht machen.

Die Ergebnisse überwachen
Sie können zählen, wie viele Leute Ihren Newsletter öffnen und sogar wer Ihren Newsletter öffnet.