L'onglet suivant correspond à la gestion des destinataires, l'endroit où vous allez ajouter les adresses auxquelles vous allez envoyer votre message. Vous pouvez aussi bien créer les destinataires manuellement ou bien par le biais d'importations depuis un fichier texte, une base donnée ou un feuille Excel.
Les rubriques par défaut sont 'Prénom', 'Nom', Entreprise' et Adresse email. Chaque registre peut aussi être actif ou inactif via la case à cocher à gauche. Les registres inactifs sont automatiquement écartés lors d' un envoi. MaxBulk Mailer Pro inclus de plus 20 rubriques additionnelles lesquelles vous pouvez personnaliser à votre goût. La première colonne montre aussi le numéro de ligne et l'état de livraison.
Ajouter, désactiver et effacer des destinataires
Pour ajouter de nouvelles adresses manuellement vous avez juste à appuyer sur le bouton '+' et saisir les différentes rubriques directement dans la liste. Pour effacer des adresses, vous devez les sélectionner et ensuite appuyer sur le bouton '-'. Effacer les destinataires qui ont résilié leur abonnement à votre bulletin électronique n'est pas la meilleure solution pour mettre à jour vos listes car il se peut que vous les rajoutiez de nouveau plus tard accidentellement. MaxBulk Mailer vous permet de désactiver les destinataires qui ont résilié leur abonnement en utilisant le menu contextuel 'Résilier abonnement'. Les destinataires désactivés restent dans votre liste pour ainsi éviter que vous les rajoutiez de nouveau plus tard. Vous pouvez bien sûr les abonner de nouveau.
Modifier un destinataire
Faites un double-click sur l'icône d'un destinataire pour le visualiser à l'aide d'un éditeur alternatif ou double-click directement sur une rubrique pour la modifier directement dans la liste. Avec l'éditeur vous avez la possibilité de naviguer dans votre liste en utilisant les boutons 'suivant' et 'précédant'. De plus, si vous appuyez en même temps sur la touche 'Commande' ou 'Contrôle', vous avancez de 10 en 10 et si vous appuyez aussi sur la touche 'Majuscules' vous avancerez encore plus vite (total destinataires/25). Vous pouvez aussi utiliser la roue de la souris pour naviguer dans la liste aussi bien en avant qu'en arrière. Vous pouvez aussi modifier plusieurs destinataires à la fois de la même manière que vous éditez des chansons avec iTunes. Cela vous permet de saisir les informations communes à une sélection de destinataires ou d'effacer certaines rubriques. Pour cela vous devez juste sélectionner plusieurs destinataires de votre liste et choisir le menu 'Modifier...'. Vous obtenez alors une fenêtre similaire à celle de iTunes que vous pouvez utiliser pour effectuer vos modifications multiples. Seulement les rubriques cochées sont finalement prisent en compte. Une rubrique est automatiquement cochée dés que vous la modifiez.
Désactivation temporaire de destinataires
Afin de contrôler chacune des adresses de votre liste, MaxBulk Mailer vous permet de les activer ou de les désactiver individuellement. Par défaut elles sont toutes actives. Désactivez, à l'aide des cases à cocher à gauche, les adresses auxquelles éventuellement vous ne voulez pas envoyer votre message. Cette fonctionnalité est utile lors de livraisons partielles temporaires. Pour désactiver un destinataire et en même temps résilier son abonnement, utilisez le menu 'Résilier abonnement'.
Sélection et changement d'état des destinataires
Vous pouvez aussi changer l'état de livraison d'un ou plusieurs destinataires en utilisant le menu contextuel 'Signaler comme envoyé' ou 'Signaler comme non envoyé' et changer leurs abonnements avec 'Abonner' et 'Résilier abonnement'. Pour cela faites un Click sur le bouton droit de la souris ou control+click. Ce même menu contextuel vous permet aussi de sélectionner les destinataires selon leur état.
Gestionnaire de listes
La gestion des listes se fait par le biais du menu déroulant gestionnaire de listes et le bouton 'Enregistrer' à sa droite. Si vous ajoutez des adresses à votre liste pour le première fois vous devrez tout d'abord l'enregistrer en utilisant le menu 'Enregistrer la liste sous' du menu déroulant. Une fois la liste enregistrée et sélectionnée chaque fois que vous ajoutez ou changez son contenu vous devez à la fin appuyer sur le bouton 'Enregistrer'. Lorsque vous voulez envoyer un message à une liste, vous n'avez juste qu'à la sélectionner. Vous pouvez avoir autant de listes que vous le souhaitez. Pour effacer une liste vous devez tout d'abord la sélectionner puis ensuite utiliser le menu 'Eliminer la liste courante'. Les listes effacées sont déplacées vers le dossier '~/Library/Application Support/Maxprog/MaxBulk Mailer/Trash' et ainsi récupérables en cas d'erreur.
Fusion de listes
Vous avez la possibilité de fusionner plusieurs listes afin d'envoyer un message ou d'en créer une nouvelle sans doublons. En effet, vous pouvez mélanger les destinataires de plusieurs listes tout en éliminant les doublons puis livrer votre message ou bien sauvegarder la nouvelle liste. Tout ce dont vous avez besoin est d'au moins 2 listes. Vous n'avez juste alors qu'à sélectionner 'Listes multiples' du menu déroulant du gestionnaire de listes et cocher celles que vous souhaitez fusionner. Si vous décochez une liste, les destinataires correspondants sont aussi éliminés de la fusion. Si vous sélectionnez une liste, les destinataires correspondants sont eux aussi automatiquement sélectionnés. Une fois que vous avez terminé vous pouvez envoyé votre message à la nouvelle liste ou la sauvegarder.
Sélection rapide (Pro seulement)
Appuyez sur le triangle à gauche du menu déroulant du gestionnaire de listes pour montrer les contrôles de la sélection rapide. Ceux-ci vous permettent de sélectionner ou d'activer vos destinataires suivant vos règles. Par exemple vous pouvez activer les destinataires d'un certain département ou sélectionner les adresses d'un certain domaine.
Classification
Vous pouvez bien sûr classer les destinataires selon le contenu des colonnes en appuyant sur leurs en-têtes mais aussi classer les adresses par domaine ou les destinataires par état de livraison en appuyant en même temps sur la touche Alt ou Cmd.
MaxBulk Mailer supporte plusieurs méthodes d'importation et se charge d'éliminer les adresses incorrectes et les doublons automatiquement. La détection de doublons peut être désactivée depuis les préférences. Un rapport d'importation est automatiquement crée à la détection d'erreurs.
Importation depuis un fichier de Texte
Pour importer des données depuis un autre logiciel vous devez tout d'abord faire une exportation dans un format standard, en général du texte contenant les rubriques séparés par des tabulateurs, des virgules ou des point-virgules. Une fois vos données dans un format que MaxBulk Mailer puisse comprendre vous avez juste à appuyer sur le bouton 'Importer', sélectionner le fichier en question et l'ouvrir. Vous arrivez alors sur une fenêtre d'importation qui vous permet d'effectuer les réglages tout en visualisant un aperçu.
Maxbulk vous aide à effectuer vos importations en vous proposant de choisir les données à importer, les rubriques de destination, leur ordre et séparateur (tabulateur, virgule, point-virgule). Pour se faire, il vous suffit de sélectionner les données à importer et faire coïncider les rubriques d'affectation en utilisant les boutons fléchés à droite. De plus, vous pouvez naviguer dans votre fichier pour vous assurer que votre réglage est bon. Une fois que tout vous parait correcte appuyez sur le bouton 'Importer'.
Attention, si Maxbulk Mailer ne détecte aucune adresse email pour la rubrique correspondante, aucune importation sera effectuée. MaxBulk Mailer vous permet d'enregistrer les réglages de l'importation afin de pouvoir l'utiliser de nouveau plus tard. Utilisez pour cela la liste 'Réglages' ou le bouton 'Mettre à jour'.
Glisser et déposer
Si vous décidez de déposer directement un fichier sur la liste d'adresses de Maxbulk, alors les données doivent être sous forme de texte tabulé avec en premier le prénom du destinataire, puis son nom, l'entreprise à laquelle il appartient et ensuite l'adresse email suivie des champs optionnels s'ils existent :
bien que Maxbulk est parfaitement capable de détecter les adresses email automatiquement depuis n'importe quel fichier au format texte.
Coller depuis le Presse-papiers
Vous pouvez de même importer des adresses depuis le Presse-papier. Il vous suffit pour cela de copier du texte, sélectionner MaxBulk Mailer et utiliser le menu 'édition | Collage Spécial'. Le format à suivre et le même que le précédent. Vous pouvez par exemple copier des colonnes d'une feuille Excel et les coller directement dans MaxBulk Mailer. La première colonne doit être 'Prénom', puis 'Nom', ensuite 'Entreprise' et enfin 'Adresse email' suivie éventuellement de toutes les colonnes optionnelles.
Depuis du texte
Cette option vous permet de coller du texte et d'extraire les adresses emails qu'il contient. Vous n'avez pas besoin de respecter un format particulier. Vous pouvez par exemple coller des adresses séparées par des virgules:
Depuis Apple Mail, Microsoft Entourage, Eudora et PowerMail
Vous pouvez extraire des adresses depuis vos messages dans Entourage, Apple Mail, Eudora et PowerMail. Il vous suffit pour cela de sélectionner le menu correspondant depuis le menu Importation et saisir le nom du dossier ou boîte aux lettres où résident ces messages. Veuillez consulter le FAQ pour de plus amples informations.
Depuis le carnet d'adresses de Mac OS X et Now Contact
Cette option vous permet d'importer vos contactes depuis le carnet d'adresse de Mac OS X et Now Contact. MaxBulk Mailer supporte aussi le format VCARD donc vous pouvez aussi tout simplement glisser et déposer un ou plusieurs éléments du carnet d'adresse sur la liste de MaxBulk.
Depuis une base de donnée distante (Pro seulement)
Vous pouvez importer des données depuis un serveur mySQL et postgreSQL distant. Dans les deux cas vous devez saisir le nom du serveur, le port si celui-ci est différent du numéro par défaut (3303 pour mySQL et 5432 pour postgreSQL), le nom de votre compte, votre mot de passe, le nom de la base de donnée, le nombre de colonnes que votre requête SQL est sensée renvoyer et la requête SQL elle même. Vous devez aligner ces colonnes de façon à ce que les données soit transférées dans les rubriques de MaxBulk correspondantes, choisir éventuellement la codification du texte si différente de ASCII et activer si nécessaire le contrôle des doublons. En cas de problèmes de connexion veuillez vous assurer que votre serveur est configuré correctement pour accepter des connections externes à votre site.
Traitement par lots
• Pour éliminer plusieurs adresses à la fois d'une liste créez un fichier texte avec le nom 'EFFACER ', ajoutez toutes les adresses que vous souhaitez effacer, enregistrez et glissez le fichier sur la liste à traiter dans MaxBulk Mailer.
• Pour résilier l'abonnement de plusieurs adresses à la fois d'une liste créez un fichier texte avec le nom 'DESABONNER ', ajoutez toutes les adresses dont vous souhaitez résilier l'abonnement, enregistrez et glissez le fichier sur la liste à traiter dans MaxBulk Mailer.
• Pour isoler des adresses d'une liste créez un fichier texte avec le nom 'GARDER ', ajoutez toutes les adresses que vous souhaitez isoler, enregistrez et glissez le fichier sur la liste à traiter dans MaxBulk Mailer.
Exportation de listes
Pour exporter une liste sélectionnez le menu 'édition | Exporter destinataires'. Vous pouvez alors choisir quelles rubriques vous voulez exporter et dans quel ordre. Vous pouvez de même choisir la codification du texte et le séparateur de champs.
Cc et Cci (Pro seulement)
MaxBulk Mailer vous permet d'envoyer des copies de vos messages en 'Cc' (Copie conforme) et 'Cci' (Copie conforme invisible) à autant d'adresses souhaitées. En 'Cc' vos destinataires voient qu'une copie de leur message est aussi envoyée à une ou plusieurs adresses. Par contre en Cci, le ou les destinataires de ces copies sont invisibles. Lorsque nous parlons de copies d'un message, nous voulons dire une par destinataire. Par exemple un message envoyé à 2500 destinataires avec un Cc ou Cci à un collègue fera que celui-ci recevra 2500 copies, en d'autres mots, la copie conforme de chaque message envoyé en raison d'un par destinataire. Dans le cas de messages personnalisés avec des étiquettes, celui-lui recevra alors les courriels tels que le destinataire va les réceptionner. Cette fonctionnalité est disponible depuis l'onglet 'Destinataires' au dessus du sélecteur.
MaxBulk Mailer is a full-featured and easy-to-use bulk mailer and mail-merge software for macOS and Windows that allows you to send out customized press releases, prices lists, newsletters and any kind of text or HTML documents to your customers or contacts.
MaxBulk Mailer is fast, fully customizable and very easy to use. MaxBulk Mailer handles plain text, HTML and rich text documents and gives full support for attachments. With MaxBulk Mailer you will create, manage and send your own powerful, personalized marketing message to your customers and potential customers.
Thanks to its advanced mail-merge and conditional functions you can send highly customized messages and get the best results of your campaigns. You also have support for international characters, a straightforward account manager with support for all type of authentication schemes including SSL, a complete and versatile list manager, support for importation from a wide range of sources including from remote mySQL and postgreSQL databases.
MaxBulk Mailer is a software tool that you purchase once, no need to pay on a per-email basis to submission services!
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