La pestaña "Destinatarios" le da acceso a la gestión de las listas de distribución. Le permite entre otras cosas crear listas y añadir destinatarios. Puede entrar datos tanto manualmente como mediante importaciones desde otras aplicaciones como FileMaker o Excel.
Los registros muestran por defecto los campos 'Nombre', 'Apellidos, 'Empresa' y 'Dirección e-mail' así como los 20 campos opcionales (Pro únicamente). La primera columna a la izquierda permite también activar o desactivar los destinatarios individualmente. MaxBulk solo envía mensajes a los destinatarios activos. Esta columna además muestra el número del destinatario dentro de la lista y un icono indicando el estado del mismo.
Añadir, desactivar y borrar entradas
Puede entrar datos usted mismo manualmente, solo tiene que presionar el botón añadir (Icono +) y entrar la información directamente en la lista. Para borrar entradas, seleccionelas y pulse el botón Borrar (Icono -). Borrar los destinatarios que se hayan dado de baja de sus listas no es casi nunca una buena solución para mantener sus listas al día ya que siempre existe la posibilidad de que los vuelva a introducir posteriormente. MaxBulk Mailer le permite desactivar a los destinatarios dados de baja. Para ello solo debe seleccionar estos destinatarios y utilizar el menú 'Dar de baja'. Los destinatarios dados de baja permanecen en su lista, de modo que no podrá añadirlos de nuevo. Puede darlos de alta cuando quiera utilizando del mismo modo el menú 'Dar de alta'.
Editar una entrada
Haga un doble-clic sobre el icono de una entrada para mostrar el editor o doble-clic en una celda para editar su contenido directamente. Al utilizar el editor puede navegar por toda la lista de destinatarios utilizando los botones 'Siguiente' y 'Previo'. Mantenga presionada la tecla comando o control mientras pulsa dichos botones para saltar de 10 en 10, y mayúsculas + comando o control para dar saltos más grandes (número de destinatarios / 25). También puede usar la rueda del ratón para navegar arriba y abajo por su lista. Puede también editar una selección de destinatarios del mismo modo que lo hace con las canciones en iTunes. Esto le permite modificar los datos comunes a varios destinatarios o borrar columnas enteras. Basta con seleccionar múltiples destinatarios de una lista y seleccionar el menú 'Editar'. Aparecerá una nueva ventana de edición múltiple, similar a la de iTunes y que, de hecho funciona prácticamente igual que la de iTunes. Sólo las casillas marcadas se actualizarán en la selección de destinatarios. Las casillas se activan en cuanto modifica su contenido.
Desactivación temporal de entradas
Con el fin de poder controlar el envío de correo de forma independiente, MaxBulk Mailer le permite activar o desactivar cualquier dirección de forma individual. Por defecto todas las direcciones están activadas. Quite la marca a las direcciones a las cuales no desea enviar su correo. Puede seleccionar varias entradas a la vez y basta con marcar o demarcar una para que el cambio se aplique a toda la selección. Esta funcionalidad le permite sobre todo desactivar destinatarios de forma temporal. Si lo que desea es dar de baja un destinatario, utilice el menú 'Dar de baja'.
Selección y cambio de estado de los destinatarios
Puede utilizar tanto el menú a la izquierda del selector de listas como el menú contextual para marcar destinatarios como 'Enviados' o 'No enviados' o bien como 'Suscritos' o 'Dados de baja'. De la misma manera puede seleccionar destinatarios según su estado. Esto le permite hacer envíos específicos o editor un grupo determinado.
Mantenimiento de las listas
Toda la gestión de la listas de distribución se lleva a cabo mediante el menú desplegable de listas y el botón 'Guardar' a su derecha. Si añade nuevas entradas a una lista por primera vez, el paso siguiente es guardarla mediante el menú 'Guardar lista como...'. Solo tiene que darle un nombre y pulsar el botón guardar. La lista queda automáticamente seleccionada. Cada vez que añade nuevas entradas deberá pulsar el botón 'Guardar'. En el momento de enviar un mensaje basta con seleccionar una lista. Puede mantener tantas listas como le sea necesario. Para añadir nuevas entradas a una lista, debe seleccionarla primero. Para borrar una lista deberá primero seleccionarla y después usar el menú 'Eliminar la lista seleccionada' del mismo menú desplegable. Las listas borradas se desplazan a la carpeta '~/Documentos/Maxprog/MaxBulk Mailer/Trash' de forma que se puedan recuperar en caso de error.
Selector rápido (Pro únicamente)
Presione el triángulo a la izquierda del menú desplegable de listas para mostrar el selector rápido. El selector rápido le permite seleccionar o activar entradas dependiendo de ciertos criterios. Por ejemplo puede activar los destinatarios de una cierta región o dominio.
Ordenación
Como es habitual en cualquier lista puede ordenar las entradas pulsando sobre las cabeceras de columna. También tiene la posibilidad de ordenar los destinatarios por el dominio del e-mail con Alt o Comando + clic en la columna de e-mail o de ordenar los destinatarios según su estados con Alt o Comando + clic en la columna de estado.
MaxBulk Mailer soporta diferentes tipos de importaciones y siempre comprueba tanto la validez sintáctica de las direcciones e-mail así como la introducción de duplicados. Esta última funcionalidad puede ser desactivada en las preferencias. Al finalizar, un informe de importación le muestra los errores encontrados para que estos sean corregidos.
Importar desde un archivo de Texto
Para importar datos desde otra aplicación necesita exportarlos primero a un formato estándar como el formato tabulado o el CSV (texto delimitado por comas). Una vez que ya tiene los datos en un formato que MaxBulk Mailer pueda entender solo hace falta pulsar el botón 'Importar', seleccionar 'Desde un archivo de texto...' y elegir el archivo a importar. Esto le conduce a la ventana de importación. Esta ventana le permite ajustar todos los aspectos de la importación, campos, orden de estos campos, tipo de separador y codificación. Puede en todo momento pre-visualizar los datos con los ajustes del momento y navegar por ellos con los botones flechados de la parte superior.
You can use the Field Delimiter pull-down menu to choose the right format and to preview the actual data you can use the left and right arrows in the top left corner to scroll through each record.
Maxbulk Mailer le asiste durante todo el proceso de importación dándole la posibilidad de importar los datos exactamente de la manera que necesita, los campos que realmente le hacen falta en el orden correcto, con el tipo de separador (tabulación, coma, punto y coma o dos puntos) adecuado. El orden de los campos de su archivo no siempre corresponde totalmente con el de MaxBulk Mailer. Solo basta con seleccionar un campo y utilizar los botones 'Arriba' y 'Abajo' situados a la derecha para desplazarlo hasta que coincida con el campo del archivo a importar. Repita la operación tantas veces como sea necesario. Puede en todo momento pre-visualizar los datos con los ajustes del momento y navegar por ellos con los botones flechados de la parte superior y así verificar si todo es correcto. Una vez listo basta con pulsar el botón "Importar" para iniciar el proceso con los ajustes seleccionados. Once all the fields are aligned and properly checked, click the Import button and your data will be imported.
Nota: Tenga en cuenta que MaxBulk Mailer solo importa registros con una dirección e-mail válida. Esto quiere decir que si un registro no tiene dirección e-mail o esta no es valida, este es automáticamente desechado. MaxBulk Mailer le permite además guardar sus ajustes de importación. Utilice para este fin el menú de ajustes. Le permite añadir tantos ajustes como le sea necesaria y borrar los que ya no utiliza.
Arrastrar y soltar
Puede arrastrar y soltar archivos de texto sobre la lista de destinatarios de MaxBulk ya que este es perfectamente capaz de detectar las direcciones e-mail automáticamente desde texto tabulado. Los campos debe de ir este orden :
Si no respeta este orden o el texto no está tabulado, un extractor intentará extraer todas las direcciones automáticamente
Copiar y pegar desde el portapapeles
Puede también importar direcciones desde el portapapeles. Basta con copiar cualquier texto y seleccionar "Pegado Especial" del menú "Edición". El formato a seguir es parecido al anterior. Puede por ejemplo copiar el contenido de una hoja de cálculo Excel por columnas y pegarlo en MaxBulk. La primera columna debe ser 'Nombre', y después 'Apellidos', 'Empresa' y 'Dirección e-mail' seguido de los posibles campos opcionales (Pro únicamente).First column should be Firstname, then Surname, Company and e-mail address.
Desde Texto
Esta opción le permite pegar texto sin formato y hacer que MaxBulk extraiga las direcciones e-mail. No tiene porque seguir ningún formato en particular. Puede ser por ejemplo un trozo de texto con direcciones e-mails delimitadas por comas:
Desde Apple Mail, Microsoft Entourage, Eudora y PowerMail
Utilice estas opciones para extraer direcciones e-mail desde mensajes almacenados en carpetas o buzones dentro de Apple Mail, Microsoft Entourage, Eudora y PowerMail. Basta con seleccionar el menú correspondiente del botón 'Importar' y proporcionar el nombre de la carpeta.
Desde la agenda de Mac OS X y Now Contact
Le permite importar desde la agenda de Mac OS X y Now Contact respectivamente. MaxBulk Mailer soporta además el formato VCARD por lo cual puede también añadir entradas simplemente arrastrandolas a la lista de MaxBulk.
Desde una base de datos remota (Pro únicamente)
Puede importar destinatarios desde bases de datos mySQL y postgreSQL remotas. En ambos casos tiene que proporcionar el nombre del servidor, el puerto si este es diferente del puerto por defecto (mySQL:3303, postgreSQL:5432), su cuenta de usuario y contraseña, el nombre de la base de datos, el número de columnas que serán devueltas y la consulta. Debe también alinear las columnas devueltas por la consulta con las de MaxBulk para que los datos sean insertados correctamente. Eventualmente puede seleccionar la codificación del texto si diferente de ASCII y comprobar la existencia de duplicados.
Nota: Un servidor remoto puede estar configurado para denegar los intentos de conexión desde el exterior. Deberá contactar con un responsable o modificar usted mismo su configuración.
Note that a remote server can be configured to only accept requests from from a script running in the same server. Contact your provider if you can't manage to get access from MaxBulk.
Procesos por lote
• Para eliminar varias direcciones de una lista a la vez crear un archivo de texto con el nombre 'BORRAR', añadir todas las direcciones que desea borrar a ella, guardar y soltar el archivo encima de la lista a procesar dentro de MaxBulk Mailer.
• Para dar de baja varias direcciones de una lista a la vez crear un archivo de texto con el nombre 'DESABONAR', añadir todas las direcciones que desea dar de baja a ella, guardar y soltar el archivo encima de la lista a procesar dentro de MaxBulk Mailer.
• Para aislar direcciones de una lista crear un archivo de texto con el nombre 'GUARDAR', añadir todas las direcciones que desea aislar a ella, guardar y soltar el archivo encima de la lista a procesar dentro de MaxBulk Mailer.
Exportar una lista de destinatarios
Para exportar una lista solo tiene que seleccionarla y utilizar el menú 'Archivo | Exportar destinatarios'. Puede seleccionar las columnas que desea exportar, así como ajustar su orden. También puede optar por tabulación, coma, dos puntos o punto y coma como separador, además de poder ajustar el codificado del texto.
Cc y Cco (Pro únicamente)
Cc significa 'Copia conforme'. Le permite enviar una copia de cada mensaje a una o múltiples direcciones. Cco (Copia conforme oculta) es lo mismo que Cc, pero las direcciones no se muestran a los destinatarios. Cuando decimos una copia de cada mensaje nos referimos a que, por ejemplo, para un envío a 2.500 destinatarios con su propia dirección en el Cc o en el Cco, usted recibiría 2.500 copias del mensaje. En el caso de mensajes personalizados con etiquetas, usted recibiría los mensajes tal cual los reciben los destinatarios. Esta nueva característica aparece en el 'Selector Rápido', haciendo clic en el triángulo que hay a la izquierda del selector de listas (menú desplegable).
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